Inclus: Află cum să-ți îmbunătățești rutina de dimineata cu ajutorul metodei Lean. Metodă folosită de companiile mari pentru a crește productivitatea.

Îți petreci diminețile mereu pe fugă, doar ca să ieși pe ușă și să realizezi că ai uitat ceva (sau totul ?)? La fel și majoritatea oamenilor…

Și totuși, ce am putea face diferit, astfel încât să reducem din stresul cauzat de întârziere, dacă nu, chiar să îl eliminăm?

Știai că toate acțiunile întreprinse zi de zi pot fi privite ca și procese, la fel ca și cele executate într-o fabrică (ex: gătirea cinei, rutina de dimineață, curățenia bucătăriei, spălarea hainelor etc.)?

Iar procesele au întotdeauna loc de îmbunătățire.

Dar cum putem îmbunătăți un proces?

Aici ne poate ajuta metodologia Lean (creată acum mai bine de 50 de ani, de către Toyota și aplicată în mai toate marile companii din lume).

Ideea din spate este să analizezi un proces și să elimini/tai pașii sau acțiunile care nu îți aduc nici o valoare.

Va fi nevoie să te uiți la fiecare pas în detaliu, să elimini ceea ce poți și să faci tot ce rămâne cât mai eficient și valoros posibil.

Nu poți maximiza eficiența dacă nu ai o înțelegere bună a ceea ce încerci să faci mai bine.

Privind în mod obiectiv fiecare dintre rutinele noastre, notând, sau desenând fiecare pas într-un mod cât mai detaliat posibil, apoi descoperind unde sunt pierderile de timp, ne permite să reevaluăm modul în care folosim cel mai valoros bun al nostru – timpul.

Chiar daca tăierea cu câteva secunde sau minute a unui proces nu pare mult, aceste mici schimbări se adună și ajung sa facă o diferență.

Cum începem să îmbunătățim rutina de dimineata?

#1. Determină-ți motivația! De ce vrei să ieși pe ușă la timp? 

Notează-ți cum se va îmbunătăți viața ta atunci când vei reuși să te pregătești și sa ieși pe ușă la timp în fiecare dimineață.

În cazul meu, a ajunge la serviciu mai devreme înseamnă că pot sa mă concentrez neîntreruptă la task-urile cele mai importante, apoi pot pleca mai devreme.

Cu cât plec mai devreme, cu atât mai repede o iau pe fetița mea de la grădiniță și cu atât mai mult timp petrec cu ea restul zilei. 

#2. Adu procesul în condiția de bază 

Înainte de a începe să îți analizezi pașii, asigură-te că procesul tău nu a suferit modificări și faci lucrurile în același mod, ca de obicei. Aici ne referim la eventualitatea unor defecte care ar putea să apară în proces, iar acestea trebuie mai întâi rezolvate, pentru a ne asigura ca evaluăm rutina așa cum o avem noi stabilită.

De exemplu, dacă obișnuiești să faci cafeaua la espressor și când începi analiza rutinei tale, acesta este defect, mai întâi îl repari, după care mergi mai departe cu analiza. Este important să analizăm situația așa cum este ea de obicei.

#3. Enumeră si trasează fiecare pas din rutina ta de dimineață

Pregătește-te cu un creion, o foaie si un cronometru. Începe cu schițarea casei tale (iată mai jos un exemplu).

Apoi scrie cât mai detaliat posibil, fiecare acțiune pe care o faci într-o dimineață obișnuită, din momentul în care alarma se declanșează până în momentul în care ajungi la lucru.

Poți să folosești și diagrame, dacă ești o persoană vizuală. Mai jos poți găsi un exemplu (unii din acești pași obișnuiam să îi fac și eu).

Observă care din acțiuni nu îți aduc nici o valoare și evidențiază-le pe foaia de lucru (în exemplu, acestea sunt evidențiate cu roz). Tot pe baza fișei de mai sus, desenează pe schița casei tale, toate drumurile făcute. 

Dacă ne uităm la exemplul de mai jos, pare un pic haotic, nu? E mult mai ușor să analizăm un proces, dacă avem o privire de ansamblu asupra lui.

#4. Găsește și testează îmbunătățiri. Fă-ți un plan prin care să îmbunătățești procesul.

După ce ai găsit toate pierderile din rutina ta de dimineață, este timpul să găsești soluții. Unele lucruri pot fi mai greu de rezolvat decât altele. 

Pași efectuați care nu aduc valoare:

• Snooze-ul alarmei. Aici, ca si acțiune este ușor să spui că te vei ridica din pat la timp, dar este mult mai greu de făcut. Motivația despre care am vorbit anterior intră acum in joc. Pentru mine, atunci când suna alarma și eram tentată să o aman, mă gândeam cât de mult îmi este dor de fetița mea în timpul zilei și îmi dădea impulsul de care aveam nevoie să mă ridic și să plec. Cu cât mă apucam de treabă mai repede, cu atât mă întorceam mai repede la ea.
• Timp nevaloros petrecut pe telefon (verificare social media, verificarea e-mail-lui). Îți poți seta un interval de timp bine stabilit, în decursul zilei, în care să accesezi toate aceste aplicații. 
• Alegerea hainelor. O posibilă acțiune ar putea fi aranjarea în avans a acestora pe zilele săptămânii (L, Mă…). Astfel elimini partea în care este nevoie sa iei decizii (mai bine îți folosești resursele pentru a te concentra pe deciziile importante din timpul zilei). Învață și copii să facă asta (în cazul meu, am eliminat certurile de dimineață din cauza hainelor :)) 
• Lucruri împrăștiate. Căutarea caserolei pentru mâncare, a canei de cafea, a ghiozdanului etc., toate însumează timp pierdut. Păstrează lucrurile de care ai nevoie la îndemână, curate, gata sa fie utilizate. De exemplu, eu obișnuiesc să îmi iau cafeaua la pachet în termos. În loc să încerc să-mi dau seama dacă este curat, sau dacă l-am lăsat undeva prin casă, ar trebui să îl spăl înainte de culcare și să îl așez lângă espressor. 
•  „Dar noi ce mâncam?”. Timpul de gândire cu ce va avea copilul la pachet, reprezenta un stres major pentru mine (de fapt decizia cu ce vom mânca la oricare dintre mese). Aici ajută meniul săptămânal (stabilit pe baza a ceea ce ai deja în frigider și cămară/dulapuri). Altfel riști să arunci o grămadă de mâncare. În zona aceasta poți lua numeroase alte acțiuni, cum ar fi să îți pui și tu mâncarea de prânz la pachet, și să lași de exemplu la gătit, in slowcooker, mâncarea pentru când vă întoarceți acasă . 
• Timpul de așteptare. În timp ce copilul își face toaleta, tu poți să faci alte lucruri (de exemplu să pregătești pachetul cu mâncare).

S-ar putea să existe și alte lucruri în rutina ta actuală care nu te scot pe ușă mai repede, dar ai decis că merită compromisul.

Unul dintre pașii din exemplul de mai sus este trezitul copilului și petrecerea câtorva minute împreună cu el.

Dacă tu crezi că trebuie să lași ceva pe listă, atunci lasă-l.

Până la urmă ne dorim să aducem cât mai multe beneficii în viața noastră și nu să ne simțim și mai stresați.

Observă că cele 77 de minute din rutina de dimineață descrisă se pot transforma lejer în 43. Și chiar dacă în cazul tău, vei putea economisi doar câteva minute, ține minte ca acestea se adună în timp și chiar pot să facă o diferență în viața ta.

Doar 10 minute salvate zilnic, însumează 3650 minute anual, adică 60 de ore.

În plus, ai libertatea să analizezi oricare proces din viața ta, fie ca vorbim de viața personală sau profesională.

Secretul este să ieși din proces, pentru a putea sa îl analizezi și pentru a avea o imagine de ansamblu asupra lui.

#5. Repetă până devine obișnuință

Se spune ca este nevoie de minim 21 de zile pentru ca ceva să devină un obicei. 

Da, este nevoie să urmezi câțiva pași noi pentru a crea o rutină mai bună de dimineață și să-i acorzi atenție un minim de câteva săptămâni, dar îți poți imagina schimbările pe care le-ai putea vedea în viața ta?

În concluzie

Știi acele zile în care simți că totul merge bine? Te trezești devreme și ajungi la timp la lucru, aranjată și concentrată?

Este cel mai bun sentiment.

Când eu am acele zile uimitoare, de obicei asta înseamnă ca mi-am început ziua în liniște?.

Fiind consecventă (să mă ridic din pat la timp), eliminând timpul nevaloros (nu petrec timp pe Facebook înainte sa mă ridic din pat) și făcând tot ce pot să mă pregătesc în prealabil (prânzuri gata împachetate, haine alese deja) cu o seară înainte, îmi pot ușura rutina de dimineață și îmi pot oferi un bun start de dimineață.

Citește și:

• Acest articol motivațional: Astăzi
• Și pe acesta, cu idei practice: Cum să îți adaptezi rutinele personale și pe cele ale familiei la noua realitate (ca să fiți bine!)